تجرد معظم المتاجر مخزونها مرة واحدة في العام، في يوم عطلة، بحضور الجميع منذ الصباح الباكر والأبواب مغلقة. ثم يعود الرقم إلى مخالفة ما على الرف بحلول الربيع، فلا يثق به أحد حتى العام التالي.
جلسة الجرد هي البديل: تجرد رفًّا واحدًا، أو فئة واحدة، أو منتجات مورّد واحد في كل مرة، والمتجر مفتوح، فيلاحق الجرد الواقع باستمرار.
ابدأ جلسة
الجلسة عملية جرد لها اسم وتاريخ ونطاق — فرع، ويمكن تحديد فئة أو موقع داخله. كل ما تجرده يُسجَّل في تلك الجلسة لا في المخزون مباشرة، وهذا ما يتيح لك التوقف في منتصفها، أو تسليمها إلى شخص آخر، أو العودة إليها بعد الغداء.
ولا يتحرك شيء حتى تُعتمد الجلسة.
الجرد من الهاتف
صُمِّمت شاشة الجرد لهاتف يُمسك بيد واحدة بين الأرفف: أهداف لمس كبيرة، وصنف واحد في كل شاشة، وبحث يجد المتغيّر بالاسم أو بالباركود. ولا يحتاج القائم بالجرد إلى معرفة النظام — يحتاج فقط إلى إيجاد الصنف وكتابة رقم.
الجرد مغلق أيضًا
كما في الجرد النقدي، لا يرى القائم بالجرد الكمية المتوقعة. والسبب نفسه: إن كان الرقم المتوقع ظاهرًا على الشاشة، فسيكتبه شخص مرهق، وتكون قد استبدلت بالقياس إجراءً شكليًا.
المطابقة
عند إغلاق الجلسة تحصل على قائمة بالفروق، يظهر في كل سطر الصنف والكمية المتوقعة والكمية المجرودة وقيمة الفرق. واعتماد الجلسة يكتب التسويات في المخزون ويسجّل الفاقد أو الزيادة على تلك الجلسة — فيظهر ضمن أرقام الشهر بدلًا من أن يختفي بهدوء.
وقبل الاعتماد، يجدر التحقق من أربعة أسباب تفسّر معظم فروق الجرد الأول:
- بضاعة استُلمت ولم تُسجَّل — شحنة وصلت أثناء الجرد.
- عملية بيع تمت دون اتصال ولم تُطابَق بعد.
- أصناف جُردت في الفرع أو الموقع الخطأ.
- منتج مُجمَّع أو عرض مركّب جُرد بمكوّناته، أو العكس.
بعد الجلسة الأولى
ستكشف الجلسة الأولى في متجر لم يُجرد من قبل بطريقة سليمة فروقًا كثيرة. وهذا ليس فشلًا، بل هو حجم الفجوة التي كنت تحملها. المهم هو الجلسة الثانية بعد أربعة أسابيع — فإن كانت قريبة من الصفر، فإجراءاتك تعمل.
ضع الجلسات في جدول دوري: الفئات مرتفعة القيمة أو سريعة الحركة شهريًا، وما عداها كل ثلاثة أشهر. والمتجر الذي يجرد شريحة كل أسبوع لن يحتاج إلى جرد بإغلاق مرة أخرى.