يبدو استلام المخزون إجراءً واحدًا وهو في الواقع إجراءان، واختيار الإجراء الخاطئ هو السبب الأكثر شيوعًا لخروج تكلفة البضاعة غير صحيحة.
مورد، أم شراء لمرة واحدة؟
مورد. تشتري من جهة لديك حساب معها. يُنشئ هذا أمر توريد، ويضع عليه علامة مستلَم، ويحرّك رصيد المورد. استخدمه لكل ما هو بالأجل، ولكل ما له فاتورة، ولكل ما قد ترتجعه.
شراء لمرة واحدة. اشتريته بالتجزئة، أو من جهة لن تشتري منها مرة أخرى. يُقيَّد هذا كشراء في السجل المالي مع ملاحظة، ولا يمسّ أي رصيد مورد. استخدمه لصندوق الأكياس الذي اشتريته في طريقك.
الفرق مهم لأن رصيد المورد يمثل أموالًا مستحقة عليك. وتقييد شراء نقدي كاستلام من مورد يخبر النظام بأنك مدين لأحدهم بأربعة آلاف جنيه دفعتها بالفعل.
متوسط التكلفة المتحرك
يعيد كل استلام احتساب متوسط تكلفة الصنف:
المتوسط الجديد = (الرصيد الحالي × التكلفة الحالية + الكمية المستلمة × تكلفة الاستلام) ÷ إجمالي الرصيد
هذا المتوسط هو ما تُحتسب على أساسه كل أرقام الهامش في النظام، ولهذا فإن إدخال استلام بسعر خاطئ لا يؤثر في ذلك الاستلام وحده — بل يحرّك الربح المعلن على كل ما تبيعه بعده حتى يصححه الاستلام التالي.
وإن أدخلت استلامًا بتكلفة خاطئة، فصحّحه بإدخال استلام تصحيحي لا بتعديل السجل. فمسار التدقيق أثمن من رقم مرتّب.
أين يوجد المخزون فعلًا
المخزون مرتبط بموقع، والمخزون الرئيسي هو مستودع لا أرض متجر. وقد يقرأ الصنف صفرًا عند الكاونتر بينما هو موجود في المستودع. فإن ظهر صنف بأنه «غير متوفر» وأنت تراه على الرف، فتحقق من الموقع الذي تنظر إليه قبل أي شيء آخر.
ونقل المخزون بين المواقع هو تحويل لا استلام: فهو يكتب خصمًا وإضافة متقابلين بحيث لا يتغير الإجمالي.
عند اختلاف الرف عن الشاشة
لا تعدّل الرقم. نفّذ جردًا — فهو يسجّل الرصيد المتوقع، والرصيد الموجود، ويقيّد الفرق كمصروف بتكلفة لحظة الجرد. التعديل لا يترك تفسيرًا، أما الجرد فيترك سجلًا دقيقًا بما نقص ومتى اكتُشف.