تحاول معظم المتاجر إدخال كل شيء في اليوم الأول، فتصل إلى منتصف قائمة المنتجات ثم تعود لإدارة المتجر على الورق شهرًا آخر. اتبع هذا الترتيب بدلًا من ذلك وستكون تبيع من خلال النظام بنهاية اليوم الثاني.
اليوم الأول — الهيكل
جهّز العناصر التي يرتكز عليها كل شيء آخر. جميعها تحت الموارد.
- الفروع. حتى لو كان لديك متجر واحد، أنشئه. المخزون والخزائن والجرد وأسعار التوصيل جميعها ترتبط بفرع، وإضافة فرع لاحقًا تعني نقل كل شيء.
- طرق الدفع. نقدًا، وInstapay، وفودافون كاش، والتحويل البنكي — ما تستقبله فعلًا. تصبح كل طريقة عامل تصفية في السجل المالي، فأي طريقة تتجاوزها تمثل فجوة في تقاريرك لاحقًا.
- حالات الطلبات. تغطي الحالات الافتراضية معظم المتاجر. وإن كانت لديك مرحلة خاصة بك فعلًا — «في انتظار الورشة»، «في انتظار القماش» — فأضفها الآن، لأن تغيير حالة بعد وجود طلبات فيها يعني إعادة توجيهها جميعًا.
- حسابك وحساب موظف واحد. سجّل الدخول بحساب الموظف مرة واحدة وتصفّح النظام. ما يراه الموظف ليس ما تراه أنت، ومن الأفضل بكثير أن تكتشف ذلك الآن.
اليوم الثاني — ما تبيعه
- المنتجات والمقاسات. ابدأ بأفضل عشرين صنفًا مبيعًا، لا بالكتالوج كاملًا. يمكنك البيع بعشرين صنفًا، ولا يمكنك البيع بلا شيء.
- الأسعار. التجزئة أولًا. أضف أسعار الجملة فقط إن كنت تبيع بالجملة فعلًا.
- المخزون الحالي. استخدم استلام سريع للمخزون وأدخل ما هو موجود على الرف الآن. اضبط المصدر على شراء لمرة واحدة ما لم تكن تُدخل فاتورة مورد حقيقية — فالحالتان تُقيَّدان بطريقتين مختلفتين، وخلطهما يجعل تكلفة البضاعة في شهرك الأول غير صحيحة.
عند هذه النقطة يمكنك استقبال طلب. افعل ذلك قبل إدخال أي شيء آخر.
من اليوم الثالث إلى الخامس — بِع من خلاله
استقبل كل طلب داخل النظام، بما في ذلك الطلبات التي تدوّنها عادةً على ورقة. هذا هو الجزء الذي تتجاوزه المتاجر، وهو الجزء الأهم: أسبوع من الطلبات الحقيقية يخبرك بالحالات التي تحتاجها فعلًا، والمنتجات الناقصة، وما إذا كان موظفوك يجدون ما يبحثون عنه.
لا تعُد لتصحيح الكتالوج مع كل نقص تكتشفه. دوّنه، واستمر في البيع، وصحّحه دفعة واحدة في نهاية اليوم.
اليوم السادس — الدرج
- نفّذ جردًا في نهاية اليوم. دع أحد الموظفين يُدخل ما في الدرج دون الاطلاع على الرقم المتوقع. يُظهر الجرد الأول فرقًا في أغلب الحالات، والفرق معلومة لا اتهام — وغالبًا ما يكون طلبًا سُجِّل على الورق، أو طريقة دفع لم تُسجَّل.
اليوم السابع — ما تبقّى
أضف الآن ما تجاوزته: بقية الكتالوج، والموردين، والمندوبين، وقواعد حضور الموظفين. لا شيء من ذلك يعيق البيع، ولهذا يأتي أخيرًا.
الخطأ الوحيد الذي يكلّفك أطول وقت
إدخال المخزون قبل إدخال المنتجات بشكل صحيح. إن كانت مقاسات المنتج خاطئة، فكل رقم مخزون مرتبط به خاطئ، وتصحيح ذلك بعد مرور شهر من سجل المبيعات يستغرق وقتًا أطول بكثير من ضبطه في اليوم الثاني.
خصّص الساعة الإضافية لقائمة المنتجات. كل ما يليها يقرأ منها.