التوصيل هو الموضع الذي يلتبس فيه المال. فالمندوب يحمل بضاعتك ونقود عملائك، أحيانًا لأيام، وتكون المطابقة عادةً محادثة على واتساب وآلة حاسبة.
كوّن الرحلة
أسنِد الطلبات إلى مندوب. تعرض الرحلة، لكل طلب: العميل، والعنوان، والمبلغ المطلوب تحصيله، وما إذا كان قد دُفع إلكترونيًا بالفعل.
وهذا التمييز الأخير أهم مما يبدو. فالمندوب الذي يسلّم طلبًا مدفوعًا مسبقًا لا يحصّل شيئًا، والرحلة التي لا تفصل بين الحالتين تنتج رقم تسوية لا يستطيع أحد التحقق منه.
أثناء الرحلة
يتحرك كل طلب عبر حالته الخاصة — خرج للتوصيل، سُلِّم، تعذّر التسليم، مُرتجع. وتعذّر التسليم ليس حذفًا للطلب: بل يعود إلى المسار مع سبب التعذّر، فيمكن الاتصال بالعميل ولا يضيع الصنف بهدوء.
التسوية
في نهاية الرحلة، تعرض شاشة واحدة:
- إجمالي ما حصّله المندوب؛
- أجور التوصيل المستحقة له؛
- المرتجعات العائدة إلى المخزون؛
- صافي المبلغ الذي ينتقل بين الطرفين.
واعتماد التسوية يقيّد النقد المحصَّل في السجل المالي، ويقيّد أجر المندوب مصروفًا، ويعيد أي بضاعة لم تُسلَّم إلى المخزون. إجراء واحد، فتتحرك الخزينة والمخزون ورصيد المندوب معًا.
قالبهم لا قالبك
لكل شركة شحن قالبها الخاص، ولن تقبل قالبك. وبدلًا من إعادة كتابة الرحلة في أعمدة شخص آخر، ارفع قالبهم مرة واحدة فتملؤه الرحلة — بعناوينهم، وبترتيبهم، وبسطورك أنت.
هذه ميزة صغيرة تلغي نصف ساعة بائسة فعلًا، عدة مرات في الأسبوع.
أمران يستحقان التحقق في كل مرة
- إجمالي التحصيل مقابل ما وصل فعلًا. فالتسوية المعتمدة قبل عدّ النقود تسوية لن يُسأل عنها لاحقًا.
- عودة المرتجعات إلى المخزون قبل الاعتماد. فالصنف الذي لا يعود إلى المخزون صنف لن تبيعه ولن تجده حتى موعد الجرد.
إن كنت توصّل بنفسك
تعمل الرحلة نفسها مع موظف بدلًا من شركة شحن. يصبح بند الأجر صفرًا، وتبقى التسوية كما هي، ويكون القائم بالتوصيل مسؤولًا بالطريقة نفسها — وهذا هو المقصود.